Gratuliere, nachdem die Verifizierung Ihres Dibito-Zugangs erfolgreich abgeschlossen wurde, können Sie mit der Einlieferung Ihrer ersten Rechnung ins eBill-Portal starten.
Schritt 1: QR-Rechnung vorbereiten
Als erstes benötigen Sie eine korrekte QR-Rechnung im PDF-Format zum Einliefern. Es stehen Ihnen dazu mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
- Generieren Sie eine Rechnung direkt in Dibito unter dem Menupunkt «Beispiele».
- Erstellen Sie eine eigene Rechnung auf QR-Invoice.ch.
- Nehmen Sie eine Ihrer bestehenden Rechnungen und ergänzen Sie sie mit der eBill-Identifikation des Rechnungsempfängers irgendwo im Text.
Folgende Punkte muss Ihre Rechnung erfüllen:
- Das Gutschriftskonto muss sich in der Kontoliste auf Dibito befinden («eBill-Einstellungen → Bankkonten»).
- Die eBill-Identifikation des Rechnungsempfängers muss sich entweder in der QR-Rechnung im Feld «Alternatives Verfahren» (Format:
eBill/B/hans.muster@example.org) oder irgendwo im PDF-Dokument als Text (Format:eBillRecipientId:hans.muster@example.org) befinden. (Siehe Dibito-Dokumentation.) - Der Rechnungsempfänger muss eBill-Rechnungen von Ihrer Organisation akzeptieren. Sie können den Stand der Zustellungserlaubnis unter «Empfänger → Anmeldungen» überprüfen.
Wie finde ich die eBill-Identifikation meiner Kontakte?
Für Privatpersonen ist die eBill-Identifikation die E-Mail-Adresse. Beachten Sie, dass jede private Person im eBill-Portal nur eine einzige E-Mail-Adresse hinterlegen kann. Unter Umständen entspricht diese E-Mail-Adresse nicht der primären E-Mail-Adresse des Kontakts.
Für Unternehmen ist es die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Sie finden die UID jedes Schweizer Unternehmens im UID-Register des Bundes. (Beispiel: CHE-428.851.403).
Ob Sie einer Person oder einem Unternehmen eine eBill-Rechnung zustellen können, finden Sie im Dibito-Interface unter dem Menupunkt «Empfänger» heraus. Dort finden Sie auch die 17-stellige Empfänger-ID aus dem eBill-Portal. Diese bleibt konstant, auch wenn z.B. eine Privatperson ihre E-Mail-Adresse ändert.
Schritt 2: QR-Rechnung hochladen
Gehen Sie jetzt in Dibito auf den Menupunkt «Geschäftsfälle». Laden Sie Ihre QR-Rechnung hoch indem Sie auf den Knopf «Geschäftsfälle hochladen» drücken oder Ihre Datei auf «Geschäftsfalldateien hier ablegen» ziehen.
Direkt nach dem Upload wird Ihre Rechnung von Dibito validiert. Ist alles in Ordnung, erscheint sie im Reiter «Bereit».
Falls Dibito ein Problem feststellt, wird die Rechnung in den Reiter «Fehlerhaft» verschoben. Lesen Sie unten unter «Fehlerbehebung» wie damit zu verfahren ist.
Schritt 3: Einliefern
Wählen Sie jetzt Ihre Rechnung aus und klicken unten auf den Knopf «Einliefern».
Dibito sendet Ihre Rechnung ins eBill-Portal weiter. Nach wenigen Augenblicken wird sie in den Reiter «Eingeliefert» verschoben sein. Die Rechnung ist in diesem Moment beim Rechnungsempfänger angekommen und bereit zu Begleichung.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre erste Rechnung als eBill zugestellt.
Fehlerbehebung
In der Liste «Fehlerhaft» finden Sie alle Rechnungen bei welchen Dibito einen Fehler festgestellt hat. Um unnötige Transaktionskosten zu vermeiden, unterbindet Dibito die Einlieferung solcher Rechnungen.
Sie können den Geschäftsfall hier manuell korrigieren und speichern. Er wird in diesem Moment neu validiert.
Alternativ können Sie ein neues Rechnungsdokument erstellen und erneut hochladen.
In seltenen Fällen treten Fehler auf dem eBill-Portal auf, welche Dibito nicht erkennen kann. Solche Fälle finden Sie im Reiter «Fehlgeschlagen».
Fehlgeschlagene Geschäftsfälle können nicht mehr in Dibito bearbeitet werden und müssen mit Hilfe eines neuen Rechnungsdokumentes erneut eingeliefert werden. Sie verursachen Transaktionskosten.
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