Ihre Geschäftsfälle durchlaufen das Dibito- und das eBill-System in verschiedenen Phasen. In der Ansicht «Geschäftsfälle» sehen Sie den Status jedes Geschäftsfalls, Validierungs- und Fehlermeldungen, sowie die Rückmeldung über erfolgreiche Abschlüsse. Im Fehlerfall können Sie Korrekturen vornehmen und den Geschäftsfall erneut einliefern.
Beachten Sie, dass die Validierung bei Dibito keine Kosten für Sie verursacht. Erst mit der Einlieferung ins eBill-Portal werden Ihnen die Geschäftsfallgebühren verrechnet.
Status: Bereit
Um eine Rechnung hochzuladen, klicken Sie auf den Knopf «Geschäftsfall hochladen» oder ziehen Sie eine oder mehrere Dateien in das Fenster auf das Feld «Geschäftsfalldateien hier ablegen». Der Upload findet direkt statt und die Dateien werden sofort verarbeitet. Im Erfolgsfall erscheinen sie in der Liste der Geschäftsfälle mit dem Status «Bereit».
Alle Geschäftsfälle im Status «Bereit» sind korrekt in Dibito eingegangen und warten auf die Einlieferung ins eBill-System. Wählen Sie die gewünschten Geschäftsfälle aus und klicken Sie auf «Einliefern» um diese ins eBill-System zu übertragen.
Status: Fehlerhaft
Dibito überprüft Ihre Geschäftsfälle vor der Einlieferung auf Fehler im eBill-Teil. Beispielsweise werden fehlende Adressfelder, unbekannte Auszahlungskonten oder Probleme mit der Referenznummer detektiert.
Sie können in dieser Ansicht den Geschäftsfall entweder löschen oder von Hand korrigieren. Klicken Sie dazu auf den Knopf «Bearbeiten».
Korrigieren Sie allfällige Fehler welche hier aufgelistet werden.
Beispiel: Das Auszahlungskonto dieser eBill ist im System noch nicht erfasst. Überprüfen Sie die verwendet IBAN-Nummer und fügen Sie es unter «eBill-Einstellungen > Bankkonten» hinzu.
Sobald Sie den korrigierten Geschäftsfall speichern, wird dieser erneut validiert und im Erfolgsfall auf den Status «Bereit» gesetzt.
Status: In Verarbeitung
Dibito verarbeitet Ihren Geschäftsfall und liefert ihn ins eBill-Portal ein. Dieser Prozess dauert wenige Minuten.
Status: Fehlgeschlagen
Das eBill-Portal führt zusätzliche Validierungen durch. Wenn diese fehlschlagen, geht ihr Geschäftsfall in den Zustand «Fehlgeschlagen». Sie finden die technische Fehlermeldung mit dem Knopf «Fehler anzeigen».
Diese Fehler lassen sich nicht mehr korrigieren, sie müssen die Rechnung neu erfassen, hinaufladen und einliefern.
Status: Eingeliefert
Ihr Geschäftsfall ist jetzt im eBill-Portal eingeliefert und wird dem Empfänger angezeigt:
Status: Abgeschlossen
Herzlichen Glückwunsch, Ihre Rechnung wurde erfolgreich zugestellt und vom Empfänger akzeptiert. Der eBill-Status wechselt auf «Approved». Sollte der Empfänger die Zahlung verweigern, wechselt der Status auf «Rejected». Sobald die Zahlung erfolgt ist, wechselt der Status auf «Completed» und der Geschäftsfall ist abgeschlossen.