eBill-Rechnungen aus Webling per Dibito stellen

Stellen Sie noch heute Ihre Rechnungen aus Webling als eBill-Rechnungen zu. Dibito unterstützt Sie dabei.

Voraussetzungen

  • Sie benutzen mindestens Webling Basic
  • Sie nutzen bei Ihren Rechnungen die QR-Rechnung/QR-Zahlteil.
  • Sie haben Ihre Organisation erfolgreich bei Dibito als Rechnungssteller verifiziert.

Einmaliges Einrichten

Um aus Webling eBill-Rechnungen zu erstellen, müssen Sie entsprechenden Mitglieder als erstes mit einem Zusatzfeld um eine eBill-Identifikation ergänzen und diese auf dem Rechnungsdokument einfügen. Dibito übernimmt dann die Weiterverarbeitung und Zustellung der Rechnung als eBill.

Zusatzfeld eBillRecipientId zu Ihren Webling-Mitgliedern hinzufügen

Melden Sie sich in ihrem Webling-Konto an und gehen Sie zu den Mitglieder Datenfelder Einstellungen:

Navigieren Sie zum Punkt «Datenfelder bearbeiten» und fügen sie ein neues Datenfeld ein mit folgenden Einstellungen:

  • Feld-Name: eBillRecipientId
  • Feld-Typ: Text

Ihre Webling-Mitglieder mit der eBill-Identifikation ergänzen

Gehen Sie jetzt zu einem Mitglied, welchem Sie eine eBill-Rechnung zustellen möchten. Tragen Sie die eBill-Identifikation des Kontakts im Feld «eBillRecipientId» ein und speichern Sie das Mitglied.

Wie finde ich die eBill-Identifikation meiner Mitglieder?

Für Privatpersonen ist die eBill-Identifikation die E-Mail-Adresse. Beachten Sie, dass jede private Person im eBill-Portal nur eine einzige E-Mail-Adresse hinterlegen kann. Unter Umständen entspricht diese E-Mail-Adresse nicht der primären E-Mail-Adresse des Mitglieds.

Für Unternehmen ist es die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Sie finden die UID jedes Schweizer Unternehmens im UID-Register des Bundes. (Beispiel: CHE-428.851.403).

Ob Sie einer Person oder einem Unternehmen eine eBill-Rechnung zustellen können, finden Sie im Dibito-Interface unter dem Menupunkt «Empfänger» heraus. Dort finden Sie auch die 17-stellige Empfänger-ID aus dem eBill-Portal. Diese bleibt konstant, auch wenn z.B. eine Privatperson ihre E-Mail-Adresse ändert.

Auf der Mitgliederübersicht können Sie die neue Spalte «eBillRecipientId» einblenden, indem Sie Ihre Ansicht bearbeiten und die Spalte eBillRecipientId unter dem Menu-Punkt «Ausgeblendete Spalten» auswählen.

eBill-Identifikation auf Rechnungsdokument einfügen

Gehen Sie dazu zum Menu «Dokumente«. Dort klicken Sie auf «Rechnungen» und wählen die Option «Neue Rechnungsvorlage»:

Bearbeiten oder kopieren Sie die von Ihnen verwendete Rechnungsvorlage (mit QR-Rechnung). In diesem Beispiel bearbeiten wir die vorhandene Vorlage «QR-Rechnung (CH)»:

Fügen Sie nun an einer beliebigen Stelle in der Vorlage einen neuen Platzhalter für die eBillRecipientId hinzu:

Erstellen Sie einen neuen Bedingter Platzhalter. Der Platzhalter ist wie in der Abbildung zu konfigurieren:

Wenn …

[ eBillRecipientId ] ist nicht [ (Feld leer lassen) ]

dann ersetzen mit …

[ ebillRecipientId:{{eBillRecipientId}} ]

sonst ersetzen mit …

[ (Feld leer lassen) ]

Der Platzhalter müsste jetzt an Ihrer gewünschten Stelle folgendermassen in der Vorlage angezeigt werden:

Hinweise zur Formatierung
  • Der neue Text «ebillRecipientId:…» kann an beliebiger Stelle auf der Seite stehen.
  • Der Text zusammen mit der Variable muss mit einem Doppelpunkt abgetrennt sein und darf keine Leerzeichen enthalten.
  • Die Gross/Kleinschreibung wird ignoriert.

Speichern Sie die Rechnungsvorlage ab.

Rechnung einreichen

Erzeugen der Rechnungen in Webling

Erstellen Sie jetzt Ihre Rechnung und wählen Sie ein Mitglied mit ausgefüllter eBillRecipientId aus.

In der Liste der Rechnungen können Sie analog der Liste der Mitglieder Ihre Ansicht bearbeiten und die Spalte «eBillRecipientId» einblenden. Nun können nach dieser Spalte sortieren und damit all jene Rechnungen filtern, bei welchen der Rechnungsempfänger die Rechnung per eBill empfangen möchte. Selektieren Sie die Rechnungen einzeln, welche Sie per eBill zustellen möchten und klicken Sie auf «Rechnung drucken».

Wählen Sie die zuvor erstellte eBill Rechnungsvorlage aus.

Im generierten Rechnungs-PDF sollte der eBill Empfänger nun aufgedruckt sein. Bei mehreren Rechnungen generiert Webling ein mehrseitiges PDF, welches die einzelnen Rechnungen enthält. Dibito ist in der Lage, die einzelnen Rechnungen zu unterscheiden.

Einliefern der eBill Rechnungen mit Dibito

Melden Sie sich in Ihrem Dibito-Konto an, gehen Sie auf «Geschäftsfälle» und laden Sie das erstellte PDF mit dem Knopf «Rechnung hochladen» hinauf:

Handelt es sich um ein PDF mit mehreren Rechnungen, so öffnet sich die Massenverarbeitung. Falls nicht, wird das Dokument direkt übernommen. Bei der Massenverarbeitung wird jede einzelne Rechnung auf Zustellbarkeit hin überprüft. So können die per eBill zustellbaren Dokumente nach Dibito übernommen und die anderen als ZIP Datei wieder heruntergeladen werden.

Dibito validiert nun Ihre Rechnungn. Falls Probleme auftreten sollten, werden die Rechnungen in den Zustand «Fehlerhaft» verschoben. Sie finden die detaillierten Fehlermeldungen wenn Sie die Rechnung «Bearbeiten». In diesem Fall können Sie die Rechnung direkt in Dibito korrigieren.

Wenn Ihre Rechnungen zur Einlieferung in das eBill-System bereit sind, wählen Sie diese aus und drücken unten auf den Knopf «Einliefern»:

Ihre Rechnungen wechseln auf den Zustand «In Verarbeitung». Das eBill-System wird zusätzliche Validierungen vornehmen. Ist mit Ihren Rechnungen alles in Ordnung, so wechselt der Zustand nach wenigen Minuten auf «Eingeliefert»:

Herzlichen Glückwunsch. Ihre Rechnungen wurde erfolgreich an die Empfänger zugestellt. Diese können sie im eBill-Portal einsehen und begleichen.

Haben Sie noch Fragen? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter.