Envoyez dès aujourd'hui vos factures de Webling sous forme de factures eBill. Dibito vous aide à le faire.

Conditions préalables

  • Vous utilisez au moins Webling Basic
  • Vous utilisez la facture QR/la partie paiement QR pour vos factures.
  • Vous avez vérifié avec succès votre organisation auprès de Dibito en tant qu'émetteur de factures.

Mise en place unique

Pour créer des factures eBill à partir de Webling, vous devez tout d'abord compléter les membres correspondants par un champ supplémentaire avec une identification eBill et l'insérer sur le document de facturation. Dibito se charge ensuite du traitement ultérieur et de l'envoi de la facture sous forme d'eBill.

Ajouter le champ supplémentaire eBillRecipientId à vos membres Webling

Connectez-vous à votre compte Webling et allez dans les paramètres des champs de données des membres:

Naviguez vers le point "Modifier les champs de données" et insérez un nouveau champ de données avec les paramètres suivants :

  • Nom du champ: eBillRecipientId
  • Type de champ: Texte

compléter vos membres Webling avec l'identification eBill

Allez maintenant chez un membre auquel vous souhaitez envoyer une facture eBill. Saisissez l'identification eBill du contact dans le champ "eBillRecipientId" et enregistrez le membre.

Comment puis-je trouver l'identification eBill de mes membres ?

Pour les personnes privées, l'identification eBill est l'adresse e-mail. Veuillez noter que chaque personne privée ne peut enregistrer qu'une seule adresse e-mail sur le portail eBill. Il se peut que cette adresse e-mail ne corresponde pas à l'adresse e-mail principale du membre.

Pour les entreprises, il s'agit du numéro d' identification des entreprises (IDE). Vous trouverez l'IDE de chaque entreprise suisse dans le registre IDE de la Confédération. (Exemple : CHE-428.851.403).

Pour savoir si vous pouvez envoyer une facture eBill à une personne ou à une entreprise, rendez-vous dans l'interface Dibito, sous le point de menu "Destinataire". Vous y trouverez également l'identifiant à 17 chiffres du destinataire provenant du portail eBill. Celui-ci reste constant, même si, par exemple, un particulier change d'adresse e-mail.

Sur l'aperçu des membres, vous pouvez afficher la nouvelle colonne "eBillRecipientId" en éditant votre vue et en sélectionnant la colonne eBillRecipientId sous l'option de menu "Colonnes cachées".

Insérer l'identification eBill sur le document de facturation

Pour cela, allez dans le menu "Documents". Cliquez ensuite sur "Factures" et sélectionnez l'option "Nouveau modèle de facture" :

Modifiez ou copiez le modèle de facture que vous utilisez (avec QR-facture). Dans cet exemple, nous allons traiter le modèle existant "QR-facture (CH)" :

Ajoutez maintenant un nouveau caractère de remplacement pour l'eBillRecipientId à n'importe quel endroit du modèle :

Créez un nouveau caractère de remplacement conditionnel. Le caractère de remplacement doit être configuré comme dans l'illustration :

Wenn …

[ eBillRecipientId ] ist nicht [ (Feld leer lassen) ]

dann ersetzen mit …

[ ebillRecipientId:{{eBillRecipientId}} ]

sonst ersetzen mit …

[ (Feld leer lassen) ]

Le caractère de remplacement devrait maintenant s'afficher à l'endroit souhaité dans le modèle de la manière suivante :

Remarques sur le formatage
  • Le nouveau texte "ebillRecipientId :..." peut être placé n'importe où sur la page.
  • Le texte accompagnant la variable doit être séparé par deux points et ne doit pas contenir d'espaces.
  • Les majuscules et les minuscules sont ignorées.

Enregistrez le modèle de facture.

Envoyer une facture

Génération des factures dans Webling

Créez maintenant votre facture et sélectionnez un membre avec un eBillRecipientId rempli.

Dans la liste des factures, vous pouvez modifier votre affichage de la même manière que pour la liste des membres et afficher la colonne "eBillRecipientId". Vous pouvez maintenant trier selon cette colonne et filtrer toutes les factures pour lesquelles le destinataire souhaite recevoir la facture par eBill. Sélectionnez une à une les factures que vous souhaitez envoyer par eBill et cliquez sur "Imprimer la facture".

Sélectionnez le modèle de facture eBill que vous avez créé précédemment.

Le destinataire eBill devrait être imprimé dans le PDF de la facture générée. En cas de factures multiples, Webling génère un PDF de plusieurs pages contenant les différentes factures. Dibito est en mesure de distinguer les différentes factures.

Livraison des factures eBill avec Dibito

Connectez-vous à votre compte Dibito, allez dans "Transactions" et téléchargez le PDF créé en cliquant sur le bouton "Télécharger la facture":

S'il s'agit d'un PDF avec plusieurs factures, le traitement en masse s'ouvre. Si ce n'est pas le cas, le document est directement repris. Lors du traitement en masse, chaque facture individuelle est contrôlée quant à sa délivrabilité. Ainsi, les documents pouvant être envoyés par eBill peuvent être repris dans Dibito et les autres peuvent être téléchargés à nouveau sous forme de fichier ZIP.

Dibito valide maintenant vos factures. En cas de problème, les factures sont déplacées vers l'état "Erreur". Vous trouverez les messages d'erreur détaillés en cliquant sur "Modifier" la facture. Dans ce cas, vous pouvez corriger la facture directement dans Dibito.

Lorsque vos factures sont prêtes à être livrées dans le système eBill, sélectionnez-les et appuyez sur le bouton "Livrer" en bas :

Vos factures passent à l'état "En cours de traitement". Le système eBill va procéder à des validations supplémentaires. Si tout est en ordre avec vos factures, l'état passe à "Livré" après quelques minutes :

Nous vous félicitons. Vos factures ont été envoyées avec succès aux destinataires. Ils peuvent les consulter et les régler dans le portail eBill.

Vous avez encore des questions ? Contactez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider.