Jeder Geschäftsfall im eBill-System trägt eine eindeutige eBill-Referenznummer (nicht zu verwechseln mit der Zahlungs-Referenznummer der angehängten QR-Rechnung).
Ein neuer Geschäftsfall kann anhand der eBill-Referenznummer Bezug auf einen bereits eingelieferten Geschäftsfalles nehmen. Je nach Typ des neuen Geschäftsfalls wird eine andere Art von Beziehung zwischen diesen hergestellt. Es können nur Referenzen auf die Geschäftsfalltypen Rechnung und Ratenzahlung gesetzt werden.
| Eingelieferter Geschäftsfall | Referenziert durch Typ | Beziehung |
|---|---|---|
| Rechnung / Ratenzahlung | Mahnung | Geschäftsfall wird gemahnt |
| Rechnung / Ratenzahlung | Avisierung | Geschäftsfall wird effektiv logisch storniert |
| Rechnung / Ratenzahlung | Restliche Geschäftsfalltypen | Geschäftsfall wird ersetzt |
Beachten Sie, dass jede einzelne Einlieferung Transaktionsgebühren auslöst. D.h. eine Stornierung mit Hilfe einer Avisierung kostet zusätzlich.
Geschäftsfall-Referenz herstellen
Die eBill-Referenznummer für die referenzierte Rechnung kann auf folgende Art und Weise gesetzt werden:
Referenznummer per API setzen
Beim Einliefern von neuen Geschäftsfällen per API-Schnittstelle können Sie den zu referenzierenden Geschäftsfall folgendermassen übergeben:
- Auf der Methode Submit Business Case mit den GET-Parametern refByEBillReferenceNumber, refByReferenceStructured oder refByDibitoID
- Auf allen anderen Methoden im Schema unter dem Schlüssel businessCase.referencedBill
Referenznummer in der Webapplikation setzen
Gehen Sie in der Geschäftsfallübersicht zu Ihrem neuen Geschäftsfall und klicken Sie auf Bearbeiten. Fügen Sie nun die eBill-Referenznummer des bereits eingelieferten Geschäftsfalles in das Feld Referenzierte Rechnung und Speichern Sie.
Rechnung mahnen
Um eine Rechnung oder eine Ratenzahlung zu mahnen, erstellen Sie einen neuen Geschäftsfall vom Typ Mahnung und setzen Sie das Feld Referenzierte Rechnung auf die eBill-Referenznummer der gemahnten Rechnung.
Eine Mahnung wird als neue Rechnung im eBill-Portal des Empfängers angezeigt. Wird entweder die Originalrechnung oder die Mahnung beglichen, werden automatisch beide Fälle abgelegt.
Ein bereits gemahnter Geschäftsfall kann nicht mehr mit einem anderen Geschäftsfall ersetzt werden.
Möchten Sie eine bereits gemahnte Rechnung erneut mahnen, müssen sie die Originalrechnung referenzierten, nicht die erste Mahnung.
Rechnung stornieren
Das direkte Stornieren von Rechnungen ist im eBill-System nicht vorgesehen. Eine Rechnung kann aber mit einem Geschäftsfall vom Typ Avisierung ersetzt werden und wird somit effektiv storniert.
Hinweis: Ist die Zahlung bereits ausgelöst worden, erfolgt keine automatische Gutschrift.
Die Avisierung ersetzt im eBill-Portal den zuvor eingelieferten Geschäftsfall. Eine Avisierung kann nicht freigegeben werden, sondern nur abgelegt. Der Betrag einer Avisierung ist rein informativ.
Rechnung ersetzen
Jeder andere Geschäftsfalltyp mit gesetzter Referenz ausser Mahnung ersetzt einen eingelieferten Geschäftsfall. Damit können Sie beispielsweise eine Rechnung korrigieren.
Beachten Sie, dass bereits beglichene Rechnungen beim Ersetzen nicht automatisch eine Aktualisierung der Zahlung auslöst.