Damit Sie einem Rechnungsempfänger eine eBill-Rechnung zustellen können, müssen beide beteiligten Parteien diesem Prozess zustimmen. Die Anmmeldung als Rechnugsempfänger («Subscription») kann auf zwei Arten erfolgen:
- Anmeldung durch den Empfänger im eBill-Portal
- Anmeldung durch Rechnungssteller für Empfänger mit automatischer Zustellung
Zusätzliche Informationen können Sie in einem optionalen Anmeldeformular abfragen.
Beachten Sie, dass Sie die Liste der An- und Abmeldungen mit Ihrer Buchhaltung synchron halten müssen.
Anmeldung durch den Empfänger im eBill-Portal
Wenn der Rechnungsempfänger eine Zahlung begleicht, dessen IBAN-Nummer eines Ihrer in Dibito erfassten Konten entspricht, wird der Benutzer von der eBanking-Lösung der Bank auf die Möglichkeit zur Zustellung via eBill hingewiesen.
Sie können alle Ihre Konten für welche Sie eBill anbieten wollen in Dibito unter dem Menupunkt «eBill-Einstellungen > Bankkonten» erfassen. Natürlich können Ihre Rechnungsempfänger auch weiterhin konventionell Ihre Rechnungen begleichen.
Alternativ kann ein Rechnungsempfänger im eBill-Portal auch nach Rechnungstellern suchen und sich bei Ihnen eintragen:
Hat der Empfänger die Anmeldung initiiert, erscheint er darauf in der Liste Ihrer Anmeldungen:
Der Empfängerstatus wird von «REQUESTED» auf «ACTIVE» wechseln, sobald ein Geschäftsfall mit diesem Empfänger korrekt abgewickelt wurde.
Anmeldung durch Rechnungssteller für Empfänger mit automatischer Zustellung
eBill-Benutzer können im eBill-Portal einwilligen, von allen Rechnungstellern aufgefunden und automatisch hinzugefügt zu werden:
Solchen Rechnungsempfängern können Sie direkt eine eBill zustellen.
Optional: Anmeldeformular
Wenn Sie zusätzliche Informationen vom Rechnungsempfänger benötigen, erstellen Sie ein optionales Anmeldeformular. Beispielsweise fragen Sie einen Benutzernamen ab:
Sie sehen die zusätzlichen Formularangaben in Dibito in der Ansicht «Empfänger > Anmeldungen > Events»:
Das Anmeldeformular können Sie unter dem Menupunkt «eBill-Einstellungen > Anmeldeformular» gestalten. Beachten Sie folgende Punkte:
- Versuchen Sie das Formular möglichst einfach zu gestalten. Es sind maximal drei zusätzliche Felder erlaubt.
- Mindestens die Standardsprache muss verfügbar sein, weitere Sprachen sind optional.
- Die allgemeinen Firmenangaben (Logo, Anschrift etc.) können Sie unter «eBill-Einstellungen > Rechnungssteller > Öffentliche Darstellungsangaben» verändern.
Liste der An- und Abmeldungen
Dibito bietet Ihnen zwei Möglichkeiten zu überprüfen, wem Sie eine eBill zustellen können. Sie sehen die Liste aller bei Ihrem Rechnungsteller angemeldeten eBill-Teilnehmer unter dem Menupunkt «Empfänger > Anmeldungen». Zusätzlich sehen Sie in dieser Ansicht auch alle Ereignisse von An- und Abmeldungen.
Exportieren Sie die Liste Ihrer Empfänger als CSV-Datei, um sie mit Ihrem Buchhaltungssystem abzugleichen. Empfänger mit dem Status «INACTIVE» können nicht länger beliefert werden.
Für programmatische Integrationen in Ihr Buchhaltungssystem können Sie die Dibito-API verwenden. Fragen Sie die dazu die Anmeldeereignisse ab oder installieren Sie einen Webhook.
Alternativ dazu können Sie unter dem Menupunkt «Empfänger > Massensuche» gleich ganze Listen von Empfängern überprüfen:
Wie finde ich die eBill-Identifikation meiner Kontakte?
Für Privatpersonen ist die eBill-Identifier die E-Mail-Adresse. Beachten Sie, dass jede private Person im eBill-Portal nur eine einzige E-Mail-Adresse hinterlegen kann. Unter Umständen entspricht diese E-Mail-Adresse nicht der primären E-Mail-Adresse des Kontakts.
Für Unternehmen ist es die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Sie finden die UID jedes Schweizer Unternehmens im UID-Register des Bundes. (Beispiel: CHE-428.851.403).
Ob Sie einer Person oder einem Unternehmen eine eBill-Rechnung zustellen können, finden Sie im Dibito-Interface unter dem Menupunkt «Empfänger» heraus. Dort finden Sie auch die 17-stellige Empfänger-ID aus dem eBill-Portal. Diese bleibt konstant, auch wenn z.B. eine Privatperson ihre E-Mail-Adresse ändert.