Pour pouvoir envoyer une facture eBill à un destinataire de factures, les deux parties concernées doivent accepter ce processus. L'inscription en tant que destinataire de factures ("abonnement") peut se faire de deux manières :
- Inscription par le destinataire sur le portail eBill
- Inscription par l'émetteur de la facture pour les destinataires avec envoi automatique
Des informations supplémentaires peuvent être demandées dans un formulaire d'inscription optionnel.
Notez que vous devez garder la liste des inscriptions et des désinscriptions synchronisée avec votre comptabilité.
Inscription par le destinataire sur le portail eBill
Lorsque le destinataire de la facture règle un paiement dont le numéro IBAN correspond à l'un de vos comptes saisis dans Dibito, l'utilisateur est informé par la solution eBanking de la banque de la possibilité de l'envoyer via eBill.
Vous pouvez saisir tous vos comptes pour lesquels vous souhaitez proposer eBill dans Dibito sous le point de menu "Paramètres eBill > Comptes bancaires". Bien entendu, les destinataires de vos factures peuvent continuer à les régler de manière conventionnelle.
Alternativement, un destinataire de factures peut rechercher des émetteurs de factures dans le portail eBill et s'inscrire auprès de vous :
Si le destinataire a initié l'inscription, il apparaît ensuite dans la liste de vos inscriptions :
Le statut du destinataire passera de "Demande ouverte" à "Actif" dès qu'une transaction avec ce destinataire aura été correctement traitée.
Inscription par l'émetteur de la facture pour les destinataires avec envoi automatique
Les utilisateurs d'eBill peuvent accepter d'être trouvés et ajoutés automatiquement par tous les émetteurs de factures sur le portail eBill :
Vous pouvez envoyer directement une eBill à ces destinataires de factures.
Facultatif : formulaire d'inscription
Si vous avez besoin d'informations supplémentaires de la part du destinataire de la facture, créez un formulaire d'inscription facultatif. Par exemple, vous demandez un nom d'utilisateur :
Vous verrez les informations supplémentaires du formulaire dans Dibito dans la vue "Destinataires > Inscriptions > Événements" :
Vous pouvez concevoir le formulaire d'inscription sous l'option de menu "Paramètres eBill > Formulaire d'inscription". Veuillez tenir compte des points suivants :
- Essayez de simplifier au maximum le formulaire. Un maximum de trois champs supplémentaires est autorisé.
- Au minimum, la langue par défaut doit être disponible, les autres langues sont facultatives.
- Vous pouvez modifier les données générales de l'entreprise (logo, adresse, etc.) sous "Paramètres eBill > Emetteurs de factures > Données de présentation publique".
Liste des inscriptions et des désinscriptions
Dibito vous offre deux possibilités pour vérifier à qui vous pouvez envoyer une eBill. Vous voyez la liste de tous les participants à l'eBill inscrits chez votre émetteur de factures sous le point de menu "Destinataires > Inscriptions". De plus, vous voyez également dans cette vue tous les événements d'inscription et de désinscription.
Exportez la liste de vos destinataires sous forme de fichier CSV afin de la comparer avec votre système de comptabilité. Les destinataires ayant le statut "Inactif" ne peuvent plus être livrés.
Pour les intégrations programmatiques dans votre système comptable, vous pouvez utiliser l'API Dibito. Pour ce faire, demandez les événements de connexion ou installez un webhook.
Vous pouvez également vérifier des listes entières de destinataires sous l'option de menu "Destinataires > Recherche en masse" :
Comment trouver l'identification eBill de mes contacts ?
Pour les personnes privées, l'identification eBill est l'adresse e-mail. Veuillez noter que chaque personne privée ne peut enregistrer qu'une seule adresse e-mail dans le portail eBill. Dans certaines circonstances, cette adresse e-mail ne correspond pas à l'adresse e-mail primaire du contact.
Pour les entreprises, il s'agit du numéro d' identification des entreprises (IDE). Vous trouverez l'IDE de chaque entreprise suisse dans le registre IDE de la Confédération. (Exemple : CHE-428.851.403).
Pour savoir si vous pouvez envoyer une facture eBill à une personne ou à une entreprise, rendez-vous dans l'interface Dibito, sous le point de menu "Destinataire". Vous y trouverez également l'identifiant à 17 chiffres du destinataire issu du portail eBill. Celui-ci reste constant, même si, par exemple, un particulier change d'adresse e-mail.