Stellen Sie noch heute Ihre Rechnungen aus Ihrer Buchhaltungslösung als eBill-Rechnung zu. Das flexible Dibito unterstützt Sie dabei mit mehreren Schnittstellen.
Auf dieser Seite beschreiben wir unsere einfachste Integration: Ergänzen Sie Ihre bestehenden Rechnungen mit einem zusätzlichen Text und laden Sie sie in Dibito hoch. Wir kümmern uns um den Rest.
Diese Lösung erfordert keine Programmierarbeiten und ist in kurzer Zeit einsatzbereit. Sie funktioniert selbst dann, wenn Ihr Buchhaltungssystem über keine eBill-Integration verfügt.
Voraussetzungen
- Sie benutzen ein Buchhaltungssytem, CRM oder ERP welches QR-Rechnungen als PDF generieren kann.
- Sie haben Ihre Organisation erfolgreich bei Dibito als Rechnungssteller verifiziert.
Schritt 1: Kontaktdaten erweitern
Um eine eBill-Rechnung zuzustellen, benötigen wir die eBill-Identifikation des Empfängers. Diese müssen Sie in Ihrem Buchhaltungssystem hinterlegen. Erstellen Sie dazu entweder ein neues benutzerdefiniertes Feld («Custom field») oder verwenden Sie ein bestehendes Feld. Merken Sie sich den Namen des neuen Feldes.
Ergänzen Sie jetzt ihre Kontakte mit der eBill-Identifikation: Eine Email-Adresse für Privatpersonen oder die UID für Unternehmen.
Wie finde ich die eBill-Identifikation meiner Kontakte?
Für Privatpersonen ist die eBill-Identifier die E-Mail-Adresse. Beachten Sie, dass jede private Person im eBill-Portal nur eine einzige E-Mail-Adresse hinterlegen kann. Unter Umständen entspricht diese E-Mail-Adresse nicht der primären E-Mail-Adresse des Kontakts.
Für Unternehmen ist es die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Sie finden die UID jedes Schweizer Unternehmens im UID-Register des Bundes. (Beispiel: CHE-428.851.403).
Ob Sie einer Person oder einem Unternehmen eine eBill-Rechnung zustellen können, finden Sie im Dibito-Interface unter dem Menupunkt «Empfänger» heraus. Dort finden Sie auch die 17-stellige Empfänger-ID aus dem eBill-Portal. Diese bleibt konstant, auch wenn z.B. eine Privatperson ihre E-Mail-Adresse ändert.
Schritt 2: Rechnungsvorlage anpassen
Passen Sie jetzt Ihre verwendete QR-Rechnungsvorlage an oder erstellen Sie eine neue. Fügen Sie an einer beliebigen Stelle im Dokument den Text «eBillRecipientID:XXX» ein. Der Platzhalter «XXX» muss durch den Namen des in Schritt 1 erstellten Feldes ersetzt werden. Für Details konsultieren Sie bitte die Dokumentation ihres Buchhaltungssystems.
Hinweise zur Formatierung
- Der neue Text «ebillRecipientId:…» kann an beliebiger Stelle auf der Seite stehen.
- Der Text zusammen mit der Variable muss mit einem Doppelpunkt abgetrennt sein und darf keine Leerzeichen enthalten.
- Die Gross/Kleinschreibung wird ignoriert.
Beispiel eines Zahlungsteil einer Rechnung vorbereitet für den eBill-Versand:
Schritt 3: Rechnung generieren und hochladen
Erstellen Sie jetzt eine gültige QR-Rechnung aus Ihren Buchhaltungssystem und speichern Sie sie als PDF ab. Überprüfen Sie, dass die Anschrift vollständig ist und eine eindeutige Referenznummer enthalten ist.
Melden Sie sich in Ihrem Dibito-Konto an, gehen Sie auf «Geschäftsfälle» und laden Sie das erstellte PDF mit dem Knopf «Rechnung hochladen» hinauf:
Dibito validiert nun Ihre Rechnung. Falls Probleme auftreten sollten, wird die Rechnung in den Zustand «Fehlerhaft» verschoben. Sie finden die detaillierten Fehlermeldungen wenn Sie die Rechnung «Bearbeiten». In diesem Fall können Sie die Rechnung direkt in Dibito korrigieren.
Wenn Ihre Rechnung zur Einlieferung in das eBill-System bereit ist, wählen Sie sie aus und drücken unten auf den Knopf «Einliefern»:
Ihre Rechnung wechselt auf den Zustand «In Verarbeitung». Das eBill-System wird zusätzliche Validierungen vornehmen. Ist mit Ihrer Rechnung alles in Ordnung, wechselt der Zustand nach wenigen Minuten auf «Eingeliefert»:
Herzlichen Glückwunsch. Ihre Rechnung wurde erfolgreich an den Empfänger zugestellt. Dieser kann sie im eBill-Portal einsehen und begleichen.
Haben Sie noch Fragen? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter.