Envoyez dès aujourd'hui vos factures de votre solution comptable sous forme de factures eBill. La flexibilité de Dibito vous soutient dans cette démarche grâce à plusieurs interfaces.
Sur cette page, nous décrivons notre intégration la plus simple : ajoutez un texte supplémentaire à vos factures existantes et téléchargez-les dans Dibito. Nous nous occupons du reste.
Cette solution ne nécessite aucun travail de programmation et est opérationnelle en peu de temps. Elle fonctionne même si votre système comptable ne dispose pas de l'intégration eBill.
Conditions préalables
- Vous utilisez un système de comptabilité, un CRM ou un ERP qui peut générer des factures QR au format PDF.
- Vous avez vérifié avec succès votre organisation auprès de Dibito en tant qu'émetteur de factures.
Mise en place unique
Élargir les coordonnées
Pour pouvoir envoyer une facture eBill, nous avons besoin de l'identification eBill du destinataire. Vous devez l'enregistrer dans votre système comptable. Pour ce faire, créez un nouveau champ défini par l'utilisateur ("Custom field") ou utilisez un champ existant. Notez le nom du nouveau champ.
Complétez maintenant vos contacts avec l'identification eBill : une adresse e-mail pour les particuliers ou l'IDE pour les entreprises.
Comment trouver l'identification eBill de mes contacts ?
Pour les personnes privées, l'identification eBill est l'adresse e-mail. Veuillez noter que chaque personne privée ne peut enregistrer qu'une seule adresse e-mail dans le portail eBill. Dans certaines circonstances, cette adresse e-mail ne correspond pas à l'adresse e-mail primaire du contact.
Pour les entreprises, il s'agit du numéro d' identification des entreprises (IDE). Vous trouverez l'IDE de chaque entreprise suisse dans le registre IDE de la Confédération. (Exemple : CHE-428.851.403).
Pour savoir si vous pouvez envoyer une facture eBill à une personne ou à une entreprise, rendez-vous dans l'interface Dibito, sous le point de menu "Destinataire". Vous y trouverez également l'identifiant à 17 chiffres du destinataire provenant du portail eBill. Celui-ci reste constant, même si, par exemple, un particulier change d'adresse e-mail.
Adapter le modèle de facture
Adaptez maintenant le modèle de facture QR que vous utilisez ou créez-en un nouveau. Insérez le texte "eBillRecipientID:XXX" à n'importe quel endroit du document. Le caractère de remplacement "XXX" doit être remplacé par le nom du champ créé à l'étape 1. Pour plus de détails, veuillez consulter la documentation de votre système de comptabilité.
Remarques sur le formatage
- Le nouveau texte "ebillRecipientId :..." peut être placé n'importe où sur la page.
- Le texte accompagnant la variable doit être séparé par deux points et ne doit pas contenir d'espaces.
- Les majuscules et les minuscules sont ignorées.
Exemple de partie paiement d'une facture préparée pour l'envoi eBill :
Générer et soumettre une facture
Créez maintenant une facture QR valide à partir de votre système comptable et enregistrez-la au format PDF. Vérifiez que l'adresse est complète et qu'elle contient un numéro de référence unique.
Connectez-vous à votre compte Dibito, allez dans "Transactions" et téléchargez le PDF créé en cliquant sur le bouton "Télécharger la facture":
Dibito valide maintenant votre facture. En cas de problème, la facture passe à l'état "Erreur". Vous trouverez les messages d'erreur détaillés en cliquant sur "Modifier" la facture. Dans ce cas, vous pouvez corriger la facture directement dans Dibito.
Lorsque votre facture est prête à être livrée dans le système eBill, sélectionnez-la et appuyez sur le bouton "Livrer" en bas :
Votre facture passe à l'état "En cours de traitement". Le système eBill va procéder à des validations supplémentaires. Si tout est en ordre avec votre facture, l'état passe à "Livré" après quelques minutes :
Nous vous félicitons. Votre facture a été envoyée avec succès au destinataire. Celui-ci peut la consulter et la régler dans le portail eBill.
Vous avez encore des questions ? Contactez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider.