eBill-Rechnungen aus CashCtrl per Dibito stellen

Stellen Sie noch heute Ihre Rechnungen aus CashCtrl als eBill-Rechnungen zu. Dibito unterstützt Sie dabei.

Voraussetzungen

  • Sie benutzen CashCtrl in der CashCtrl PRO- oder CashCtrl ENTERPRISE-Variante.
  • Sie haben Ihre Organisation erfolgreich bei Dibito als Rechnungssteller verifiziert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um aus CashCtrl eBill-Rechnungen zu erstellen, müssen Sie entsprechenden Kontakte als erstes mit eine Zusatzfeld um eine eBill-Identifikation ergänzen und diese auf dem Rechnungsdokument einfügen. Dibito übernimmt dann die Weiterverarbeitung und Zustellung der Rechnung als eBill.

Zusatzfeld eBillRecipientId zu Ihren CashCtrl-Kontakten hinzufügen

Melden Sie sich in ihrem CashCtrl-Konto an und gehen Sie zu den Einstellungen:

CashCtrl - Einstellungen öffnen

Wählen Sie die Option «Zusatzfelder»:

CashCtrl - Einstellungen

Gehen Sie zum Reiter «Personen» und fügen sie ein neues Zusatzfeld ein mit folgenden Einstellungen:

  • Name: eBillRecipientId
  • Feldtyp: Textfeld
  • Reiter: eBill
CashCtrl - Zusatzfeld bearbeiten

Speichern Sie das Zusatzfeld und notieren sie sich den vom System vergebenen Variablennamen, normalerweise $customField1:

CashCtrl - Zusatzfelder

Ihre CashCtrl-Kontakte mit der eBill-Identifikation ergänzen

Gehen Sie jetzt zu einem Kontakt, welchem Sie eine eBill-Rechnung zustellen möchten, wählen Sie «Bearbeiten» und gehen Sie zum neuen Reiter «eBill». Tragen Sie dort die eBill-Identifikation des Kontakts ein und speichern Sie den Kontakt.

CashCtrl - Person bearbeiten
Wie finde ich die eBill-Identifikation meiner Kontakte?

Für Privatpersonen ist die eBill-Identifier die Email-Adresse. Beachten Sie, dass jede private Person im eBill-Portal nur eine einzige Email-Adresse hinterlegen kann. Unter Umständen ist diese Email-Adresse nicht die primäre Email-Adresse des Kontakts.

Für Unternehmen ist es die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Sie finden die UID jedes Schweizer Unternehmens im UID-Register des Bundes. (Beispiel: CHE-428.851.403).

Ob Sie einer Person oder einem Unternehmen eine eBill-Rechnung zustellen können, finden Sie im Dibito-Interface unter dem Menupunkt «Empfänger» heraus.

Auf der Personenseite können sie die neue Spalte «eBillRecipientId» einblenden, indem sie auf einem beliebigen Spaltennamen das Dreieck-Symbol drücken, den Menüpunkt «Spalten» auswählen und dann ganz unten das Häkchen bei der gewünschten Spalte setzen:

CashCtrl - Neue Spalte einblenden

eBill-Identifikation auf Rechnungsdokument einfügen

Gehen Sie jetzt wieder in Ihrem Cash-Ctrl-Konto zu den Einstellungen. Wählen Sie die Option «Dokumentvorlagen»:

CashCtrl - Einstellungen

Bearbeiten oder kopieren Sie die von Ihnen verwendete Rechnungsvorlage. In diesem Beispiel bearbeiten wir die Vorlage «Digital, QR Schweiz»:

CashCtrl - Dokumentvorlagen

Wählen Sie den Reiter «HTML» und aktivieren Sie gegebenenfalls die Option «HTML überschreiben».

Fügen Sie nun an einer beliebigen Stelle im Dokument den Text eBillRecipientID:$customField1 ein. Achten Sie darauf, dabei den vorher notierten Variablennamen zu verwenden. In unserem Beispiel ergänzen wir folgende Zeilen im Block DOCUMENT INFO TABLE:

<tr>
  <td><td>
  <td>eBillRecipientId:$customField1</td>
</tr>
CashCtrl - HTML bearbeiten
Hinweise zur Formatierung
  • Der neue Text «ebillRecipientId:…» kann an beliebiger Stelle auf der Seite stehen.
  • Der Text zusammen mit der Variable muss mit einem Doppelpunkt abgetrennt sein und darf keine Leerzeichen enthalten.
  • Die Gross/Kleinschreibung wird ignoriert.

Überprüfen Sie die Darstellung auf dem Reiter «Vorschau» (Die Variable wird an dieser Stelle nicht ausgefüllt):

CashCtrl - Vorschau Dokumentvorlage

Speichern Sie die neue Vorlage.

Rechnung einreichen

Erstellen Sie jetzt Ihre Rechnung für einen eBill-Kontakt aus CashCtrl wie gewohnt als PDF-Datei:

CashCtrl - Rechnung erstellen

Wählen Sie einen Ihrer eBill-Kontakte und erstellen Sie die Rechnung wie gewünscht:

CashCtrl - Rechnung ausfüllen

Bearbeiten Sie Ihre Rechnung und wählen sie die korrekte Dokumentvorlage mit dem eBillRecipientId-Text. Speichern Sie die Rechnung als PDF.

CashCtrl - Rechnungs-PDF erzeugen

Melden Sie sich in Ihrem Dibito-Konto an, gehen Sie auf «Geschäftsfälle» und laden Sie das erstellte PDF mit dem Knopf «Rechnung hochladen» hinauf:

Dibito - Rechnung hochladen

Dibito validiert nun Ihre Rechnung. Falls Probleme auftreten sollten, wird die Rechnung in den Zustand «Fehlerhaft» verschoben. Sie finden die detaillierten Fehlermeldungen wenn Sie die Rechnung «Bearbeiten». In diesem Fall können Sie die Rechnung direkt in Dibito korrigieren.

Wenn Ihre Rechnung zur Einlieferung in das eBill-System bereit ist, wählen Sie sie aus und drücken unten auf den Knopf «Einliefern»:

Dibito - Rechnung einliefern

Ihre Rechnung wechselt auf den Zustand «In Verarbeitung». Das eBill-System wird zusätzliche Validierungen vornehmen. Ist mit Ihrer Rechnung alles in Ordnung, wechselt der Zustand nach wenigen Minuten auf «Eingeliefert»:

Dibito - Rechnung eingeliefert

Herzlichen Glückwunsch. Ihre Rechnung wurde erfolgreich an den Empfänger zugestellt. Dieser kann sie im eBill-Portal einsehen und begleichen.

Haben Sie noch Fragen? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter.