Envoyer des factures eBill depuis CashCtrl via Dibito

Envoyez dès aujourd'hui vos factures de CashCtrl sous forme de factures eBill. Dibito vous aide à le faire.

Conditions préalables

• Vous utilisez CashCtrl en version CashCtrl PRO ou CashCtrl ENTERPRISE.
• Vous avez vérifié avec succès votre organisation auprès de Dibito en tant qu'émetteur de factures.

Mise en place unique

Pour créer des factures eBill à partir de CashCtrl, vous devez tout d'abord compléter les contacts correspondants par un champ supplémentaire avec une identification eBill et l'insérer sur le document de facturation. Dibito se charge ensuite du traitement ultérieur et de l'envoi de la facture en tant qu'eBill.

Ajouter le champ supplémentaire eBillRecipientId à vos contacts CashCtrl

Connectez-vous à votre compte CashCtrl et allez dans les paramètres:

Sélectionnez l'option "Champs supplémentaires" :

Allez dans l' onglet "Personnes" et insérez un nouveau champ supplémentaire avec les paramètres suivants :

• Nom: eBillRecipientId
• Type de champ: Champ de texte
• Onglet: eBill

Enregistrez le champ supplémentaire et notez le nom donné par le système. Noms de variables, normalement $customField1:

compléter vos contacts CashCtrl avec l'identification eBill

Allez maintenant vers un contact auquel vous souhaitez envoyer une facture eBill, sélectionnez "Modifier" et accédez au nouvel onglet "eBill". Saisissez-y l'identification eBill du contact et enregistrez le contact.

Comment trouver l'identification eBill de mes contacts ?

Pour les personnes privées, l'identifiant eBill est l'adresse e-mail. Veuillez noter que chaque personne privée ne peut enregistrer qu'une seule adresse e-mail dans le portail eBill. Il se peut que cette adresse e-mail ne soit pas l'adresse e-mail principale du contact.

Pour les entreprises, il s'agit du numéro d' identification des entreprises (IDE). Vous trouverez l'IDE de chaque entreprise suisse dans le registre IDE de la Confédération. (Exemple : CHE-428.851.403).

Pour savoir si vous pouvez envoyer une facture eBill à une personne ou à une entreprise, rendez-vous dans l'interface Dibito, sous le point de menu "Destinataire".

Sur la page des personnes, ils peuvent afficher la nouvelle colonne "eBillRecipientId" en appuyant sur le symbole du triangle sur n'importe quel nom de colonne, en sélectionnant l'option de menu "Colonnes" et en cochant ensuite tout en bas la colonne souhaitée :

Insérer l'identification eBill sur le document de facturation

Retournez maintenant dans les paramètres de votre compte Cash-Ctrl. Sélectionnez l'option "Modèles de documents" :

Modifiez ou copiez le modèle de facture que vous utilisez. Dans cet exemple, nous traitons le modèle "Digital, QR Suisse" :

Sélectionnez l'onglet "HTML" et activez éventuellement l'option "Remplacer HTML".

Ajoutez maintenant à n'importe quel endroit du document le texte eBillRecipientID:$customField1 dans le champ. Veillez à utiliser le nom de la variable que vous avez noté auparavant. Dans notre exemple, nous ajoutons les lignes suivantes dans le bloc DOCUMENT INFO TABLE:

<tr>
  <td><td>
  <td>eBillRecipientId:$customField1</td>
</tr>

Remarques sur le formatage

• Le nouveau texte "ebillRecipientId :..." peut être placé n'importe où sur la page.
• Le texte accompagnant la variable doit être séparé par deux points et ne doit pas contenir d'espaces.
• Les majuscules et les minuscules sont ignorées.

Vérifier l'affichage dans l'onglet "Aperçu" (la variable n'est pas remplie à cet endroit) :

Enregistrez le nouveau modèle.

Envoyer une facture

Génération des factures dans CashCtrl

Créez maintenant votre facture pour un contact eBill à partir de CashCtrl, comme d'habitude, sous forme de fichier PDF :

Sélectionnez l'un de vos contacts eBill et créez la facture comme vous le souhaitez :

Modifiez votre facture et choisissez le modèle de document correct avec le texte eBillRecipientId. Enregistrez la facture au format PDF.

Livraison de la facture eBill avec Dibito