Envoyez dès aujourd'hui vos factures de Clubdesk en tant que factures eBill. Dibito vous aide à le faire.
Contenu
Conditions préalables
- vous utilisez au moins Clubdesk S (Clubdesk Free ne suffit pas)
- Vous utilisez la facture QR/la partie paiement QR pour vos factures.
- Vous avez vérifié avec succès votre organisation auprès de Dibito en tant qu'émetteur de factures.
Mise en place unique
Pour créer des factures eBill à partir de Clubdesk, vous devez d'abord compléter les contacts correspondants par un champ supplémentaire avec une identification eBill et l'insérer sur le document de facturation. Dibito se charge ensuite du traitement ultérieur et de l'envoi de la facture en tant que eBill.
Ajouter le champ supplémentaire eBillRecipientId à vos contacts Clubdesk
Connectez-vous à votre compte Clubdesk et allez dans les paramètres:
Naviguez vers le point "Champs supplémentaires de contact" et insérez un nouveau champ supplémentaire avec les paramètres suivants :
- Nom du champ: eBillRecipientId
- Type de champ: Texte
compléter vos contacts Clubdesk avec l'identification eBill
Allez maintenant vers un contact auquel vous souhaitez envoyer une facture eBill. Saisissez l'identification eBill du contact dans le champ "eBillRecipientId" et enregistrez le contact.
Comment trouver l'identification eBill de mes contacts ?
Pour les personnes privées, l'identification eBill est l'adresse e-mail. Veuillez noter que chaque personne privée ne peut enregistrer qu'une seule adresse e-mail dans le portail eBill. Dans certaines circonstances, cette adresse e-mail ne correspond pas à l'adresse e-mail primaire du contact.
Pour les entreprises, il s'agit du numéro d' identification des entreprises (IDE). Vous trouverez l'IDE de chaque entreprise suisse dans le registre IDE de la Confédération. (Exemple : CHE-428.851.403).
Pour savoir si vous pouvez envoyer une facture eBill à une personne ou à une entreprise, rendez-vous dans l'interface Dibito, sous le point de menu "Destinataire". Vous y trouverez également l'identifiant à 17 chiffres du destinataire issu du portail eBill. Celui-ci reste constant, même si, par exemple, un particulier change d'adresse e-mail.
Sur la liste des contacts, vous pouvez afficher la nouvelle colonne "eBillRecipientId" en appuyant sur le symbole du triangle sur n'importe quel nom de colonne, en sélectionnant l'option de menu "Colonnes", puis en cochant la colonne souhaitée :
Insérer l'identification eBill sur le document de facturation
Pour ce faire, allez dans le module Finances. Là, cliquez sur "Paramètres" et sélectionnez l'option "Gérer les mises en page des factures" :
Modifiez ou copiez la mise en page de la facture que vous utilisez (avec la facture QR). Dans cet exemple, nous modifions la mise en page existante "Mise en page de la facture" :
Ajoutez maintenant à n'importe quel endroit du document le texte eBillRecipientID:"eBillRecipientId" un. La 1ère partie "eBillRecipientID:" est un texte fixe (préfixe). Il est suivi d'un Espace réservé pour le champ supplémentaire eBillRecipientId. Pour ce faire, sélectionnez "Insérer", "Insérer un espace réservé", puis "eBillRecipientId".
Remarques sur le formatage
- Le nouveau texte "ebillRecipientId :..." peut être placé n'importe où sur la page.
- Le texte accompagnant la variable doit être séparé par deux points et ne doit pas contenir d'espaces.
- Les majuscules et les minuscules sont ignorées.
Enregistrez la mise en page de la facture.
Soumettre des factures
Générer les factures dans Clubdesk
Créez maintenant votre facture et sélectionnez au moins un contact eBill de Clubdesk. Lorsque la facture est entièrement créée, cliquez sur "Convertir en factures individuelles".
Dans la liste des factures, vous pouvez afficher la colonne "eBillRecipientId" comme dans la liste des contacts. Vous pouvez maintenant trier selon cette colonne et filtrer ainsi toutes les factures pour lesquelles le destinataire souhaite recevoir la facture par eBill. Sélectionnez individuellement les factures que vous souhaitez envoyer par eBill et cliquez sur "Envoyer la facture". Pour le moment, la sélection individuelle est encore nécessaire, car Clubdesk regroupe toutes les factures dans un PDF.
Sélectionnez l'option "Envoi par courrier", car la facture sera alors disponible en téléchargement PDF.
Le destinataire de l'eBill devrait maintenant être imprimé dans le PDF de la facture générée.
Livraison des factures eBill avec Dibito
Connectez-vous à votre compte Dibito, allez dans "Transactions" et téléchargez le PDF créé en cliquant sur le bouton "Télécharger la facture":
S'il s'agit d'un PDF avec plusieurs factures, le traitement en masse s'ouvre. Si ce n'est pas le cas, le document est directement repris. Lors du traitement en masse, chaque facture individuelle est contrôlée quant à sa délivrabilité. Ainsi, les documents pouvant être envoyés par eBill peuvent être repris dans Dibito et les autres peuvent être téléchargés à nouveau sous forme de fichier ZIP.
Dibito valide maintenant vos factures. En cas de problème, les factures sont déplacées vers l'état "Erreur". Vous trouverez les messages d'erreur détaillés en cliquant sur "Modifier" la facture. Dans ce cas, vous pouvez corriger la facture directement dans Dibito.
Lorsque vos factures sont prêtes à être livrées dans le système eBill, sélectionnez-les et appuyez sur le bouton "Livrer" en bas :
Vos factures passent à l'état "En cours de traitement". Le système eBill va procéder à des validations supplémentaires. Si tout est en ordre avec vos factures, l'état passe à "Livré" après quelques minutes :
Nous vous félicitons. Vos factures ont été envoyées avec succès aux destinataires. Ils peuvent les consulter et les régler dans le portail eBill.
Vous avez encore des questions ? Contactez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider.