Stellen Sie noch heute Ihre Rechnungen aus Clubdesk als eBill-Rechnungen zu. Dibito unterstützt Sie dabei.
Inhalt
Voraussetzungen
- Sie benutzen mindestens Clubdesk S (Clubdesk Free genügt nicht).
- Sie nutzen bei Ihren Rechnungen die QR-Rechnung/QR-Zahlteil.
- Sie haben Ihre Organisation erfolgreich bei Dibito als Rechnungssteller verifiziert.
Einmaliges Einrichten
Um aus Clubdesk eBill-Rechnungen zu erstellen, müssen Sie entsprechenden Kontakte als erstes mit einem Zusatzfeld um eine eBill-Identifikation ergänzen und diese auf dem Rechnungsdokument einfügen. Dibito übernimmt dann die Weiterverarbeitung und Zustellung der Rechnung als eBill.
Zusatzfeld eBillRecipientId zu Ihren Clubdesk-Kontakten hinzufügen
Melden Sie sich in ihrem Clubdesk-Konto an und gehen Sie zu den Einstellungen:
Navigieren Sie zum Punkt «Kontakt-Zusatzfelder» und fügen sie ein neues Zusatzfeld ein mit folgenden Einstellungen:
- Feld-Name: eBillRecipientId
- Feld-Typ: Text
Ihre Clubdesk-Kontakte mit der eBill-Identifikation ergänzen
Gehen Sie jetzt zu einem Kontakt, welchem Sie eine eBill-Rechnung zustellen möchten. Tragen Sie die eBill-Identifikation des Kontakts im Feld «eBillRecipientId» ein und speichern Sie den Kontakt.
Wie finde ich die eBill-Identifikation meiner Kontakte?
Für Privatpersonen ist die eBill-Identifikation die E-Mail-Adresse. Beachten Sie, dass jede private Person im eBill-Portal nur eine einzige E-Mail-Adresse hinterlegen kann. Unter Umständen entspricht diese E-Mail-Adresse nicht der primären E-Mail-Adresse des Kontakts.
Für Unternehmen ist es die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Sie finden die UID jedes Schweizer Unternehmens im UID-Register des Bundes. (Beispiel: CHE-428.851.403).
Ob Sie einer Person oder einem Unternehmen eine eBill-Rechnung zustellen können, finden Sie im Dibito-Interface unter dem Menupunkt «Empfänger» heraus. Dort finden Sie auch die 17-stellige Empfänger-ID aus dem eBill-Portal. Diese bleibt konstant, auch wenn z.B. eine Privatperson ihre E-Mail-Adresse ändert.
Auf der Kontaktliste können Sie die neue Spalte «eBillRecipientId» einblenden, indem Sie auf einem beliebigen Spaltennamen das Dreieck-Symbol drücken, den Menüpunkt «Spalten» auswählen und dann das Häkchen bei der gewünschten Spalte setzen:
eBill-Identifikation auf Rechnungsdokument einfügen
Gehen Sie dazu zum Modul Finanzen. Dort klicken Sie auf «Einstellungen» und wählen die Option «Rechnungslayouts verwalten»:
Bearbeiten oder kopieren Sie das von Ihnen verwendete Rechnungslayout (mit QR-Rechnung). In diesem Beispiel bearbeiten wir das vorhandene Layout «Rechnungslayout»:
Fügen Sie nun an einer beliebigen Stelle im Dokument den Text eBillRecipientID:"eBillRecipientId" ein. Der 1. Teil «eBillRecipientID:» ist ein fixer Text (Präfix). Darauf folgt ein Platzhalter für das Zusatzfeld eBillRecipientId. Wählen Sie dazu «Einfügen», «Platzhalter einfügen» und dann «eBillRecipientId».
Hinweise zur Formatierung
- Der neue Text «ebillRecipientId:…» kann an beliebiger Stelle auf der Seite stehen.
- Der Text zusammen mit der Variable muss mit einem Doppelpunkt abgetrennt sein und darf keine Leerzeichen enthalten.
- Die Gross/Kleinschreibung wird ignoriert.
Speichern Sie das Rechnungslayout ab.
Rechnungen einreichen
Erzeugen der Rechnungen in Clubdesk
Erstellen Sie jetzt Ihre Rechnung und wählen Sie mindestens einen eBill-Kontakt aus Clubdesk. Wenn die Rechnung vollständig erstellt ist, klicken Sie auf «In Einzelrechnungen umwandeln».
In der Liste der Rechnungen können Sie analog der Liste der Kontakt die Spalte «eBillRecipientId» einblenden. Nun können nach dieser Spalte sortieren und damit all jene Rechnungen filtern, bei welchen der Rechnungsempfänger die Rechnung per eBill empfangen möchte. Selektieren Sie die Rechnungen einzeln, welche Sie per eBill zustellen möchten und klicken Sie auf «Rechnung stellen». Zur Zeit ist die Einzelselektion noch nötig, da Clubdesk sämtliche Rechnungen in einem PDF zusammenführt.
Wählen Sie die Option Versand «Als Brief», da die Rechnung damit als PDF Download bereitgestellt werden.
Im generierten Rechnungs-PDF sollte der eBill Empfänger nun aufgedruckt sein.
Einliefern der eBill Rechnungen mit Dibito
Melden Sie sich in Ihrem Dibito-Konto an, gehen Sie auf «Geschäftsfälle» und laden Sie das erstellte PDF mit dem Knopf «Rechnung hochladen» hinauf:
Handelt es sich um ein PDF mit mehreren Rechnungen, so öffnet sich die Massenverarbeitung. Falls nicht, wird das Dokument direkt übernommen. Bei der Massenverarbeitung wird jede einzelne Rechnung auf Zustellbarkeit hin überprüft. So können die per eBill zustellbaren Dokumente nach Dibito übernommen und die anderen als ZIP Datei wieder heruntergeladen werden.
Dibito validiert nun Ihre Rechnungn. Falls Probleme auftreten sollten, werden die Rechnungen in den Zustand «Fehlerhaft» verschoben. Sie finden die detaillierten Fehlermeldungen wenn Sie die Rechnung «Bearbeiten». In diesem Fall können Sie die Rechnung direkt in Dibito korrigieren.
Wenn Ihre Rechnungen zur Einlieferung in das eBill-System bereit sind, wählen Sie diese aus und drücken unten auf den Knopf «Einliefern»:
Ihre Rechnungen wechseln auf den Zustand «In Verarbeitung». Das eBill-System wird zusätzliche Validierungen vornehmen. Ist mit Ihren Rechnungen alles in Ordnung, so wechselt der Zustand nach wenigen Minuten auf «Eingeliefert»:
Herzlichen Glückwunsch. Ihre Rechnungen wurde erfolgreich an die Empfänger zugestellt. Diese können sie im eBill-Portal einsehen und begleichen.
Haben Sie noch Fragen? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter.